Frameryn verkkopalveluiden tietosuojakäytäntö

1 Rekisterinpitäjä

Framery Oy
Patamäenkatu 7, 33900 Tampere, Suomi
+358 40 723 9995
security@frameryacoustics.com

2 Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Veikko Lindberg
Patamäenkatu 7, 33900 Tampere, Suomi
+358 50 540 6887
veikko.lindberg@frameryacoustics.com

3 Rekisterin nimi

Frameryn verkkopalveluiden käyttäjärekisteri

4 Frameryn verkkopalveluiden määritelmä ja tämän tietosuojakäytännön kattavuus

Frameryn verkkopalvelut (jatkossa yksittäisestä palvelusta puhuttaessa “Palvelu” tai kokonaisuutena käsiteltynä “Palvelut”) koostuvat erillisistä erilaisiin käyttökohteisiin tarkoitetuista palveluista. Koska käyttäjän ei välttämättä ole aina helppo havaita, milloin hän siirtyy palvelusta toiseen, kaikkien palveluiden tietosuojaan sovelletaan tätä tietosuojakäytäntöä.

Frameryn verkkopalveluihin kuuluvat:

5 Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste vaihtelevat riippuen siitä, mistä Palvelusta on kyse ja onko käyttäjä kirjautunut sisään vai ei.
Käyttäjät voivat käyttää Verkkosivustoa ja Portaalia kirjautumatta sisään. Tässä tapauksessa käyttäjien tietojen keräämisen oikeusperusteena on Palvelun käyttö ja käyttäjien kiinnostus Rekisterinpitäjää tai Rekisterinpitäjän tuotteita kohtaan.

Kirjautumattomien käyttäjien tietojen käsittelyn tarkoitus on Verkkosivuston ja Portaalin kehittäminen kävijöitä paremmin palvelevaksi ja Palveluidemme käyttäjien demografiseen jakaumaan perehtyminen. Framery käyttää käyttäjien tietojen analysointiin erilaisia työkaluja, kuten esimerkiksi Google Analyticsia. Näillä työkaluilla saatujen käyttäjäanalytiikkatietojen avulla selvitämme, minkä tyyppistä sisältöä meidän kannattaisi tarjota käyttäjillemme ja miten käyttäjät käyttävät kehittämäämme käyttöliittymää.

Rekisterinpitäjään voi ottaa yhteyttä Verkkosivustossa ja Portaalissa olevien lomakkeiden avulla. Rekisterinpitäjä käsittelee näillä lomakkeilla lähetettyjä tietoja vastatakseen käyttäjän lähettämiin pyyntöihin. Rekisterinpitäjä voi käyttää käyttäjän henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin, jos käyttäjä antaa henkilötietonsa verkkolomakkeella ja hyväksyy niiden käytön suoramarkkinointitarkoituksiin.

Sisäänkirjautumalla käytettäviä palveluita ovat Portaali ja Pod Control -työkalu. Rekisterinpitäjä luo näiden palveluiden käyttöön tarvittavat tunnukset, mutta vain siinä tapauksessa, että käyttäjä tai organisaatio, johon käyttäjä kuuluu, hyväksyy tämän. Käyttäjien tietoja käsitellään näissä palveluissa sitä varten, että voisimme tarjota käyttäjille sovitut toiminnot. Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse tai käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

Rekisterinpitäjän käyttämät alihankkijat ovat SaaS-palveluntarjoajia, jotka toimittavat Rekisterinpitäjän päivittäisessä liiketoiminnassaan käyttämiä ohjelmistoja, verkkoanalytiikkapalveluiden tarjoajia, kuten Google Analytics, sekä konsultointiyrityksiä, jotka kehittävät Frameryn verkkopalveluita yhteistyössä Rekisterinpitäjän kanssa. Rekisterinpitäjä ilmoittaa tässä ainoastaan alihankkijoiden tyypit, sillä yhteistyö alihankkijoiden kanssa ei ole jatkuvaa, ja Rekisterinpitäjä edellyttää alihankkijoiltaan tietojenkäsittelysopimuksen solmimista.

6 Rekisterin sisältämät tiedot ja rekisteröityjen luokittelu

Rekisterinpitäjä käsittelee Palvelujen yhteydessä seuraavia käyttäjien henkilötietotyyppejä.

6.1 Verkkosivustossa käsiteltävät tietosisällöt

Rekisterinpitäjä seuraa käyttäjien toimintaa Verkkosivustolla evästeiden avulla. Rekisterinpitäjä käyttää näin saatujen tietojen analysointiin Google Analytics-, Facebook Pixel-, Leadfeeder- ja Hotjar-palveluita. Nämä palvelut eivät luovuta käyttäjien henkilötietoja Rekisterinpitäjälle, koska ne ainoastaan koostavat tiedoista analyyseja käyttäjistä ja heidän toiminnastaan Verkkosivustolla.

Rekisterinpitäjä käyttää verkkomarkkinointiin Facebookin ja LinkedInin palveluita. Jos Rekisterinpitäjän verkkosivustolla vieraileva käyttäjä on kirjautuneena Facebook- tai LinkedIn-tililleen, tätä tietoa voidaan hyödyntää kohdentamaan Rekisterinpitäjän tuotteiden mainontaa käyttäjälle, kun hän käyttää em. palveluita.

Tarkempia tietoja Googlen palveluiden tietosuojasta on saatavilla tässä osoitteessa: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/. Tarkempia tietoja Facebookin palveluiden tietosuojasta on saatavilla tässä osoitteessa: https://www.facebook.com/full_data_use_policy. Tarkempia tietoja LinkedInin palveluiden tietosuojasta on osoitteessa: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy Tarkempia tietoja Hotjarin tietosuojasta on osoitteessa: https://www.hotjar.com/privacy. Tarkempia tietoja Leadfeederin tietosuojasta on osoitteessa: https://www.leadfeeder.com/privacy/.

Jos käyttäjä ottaa yhteyttä Rekisterinpitäjään Verkkosivustossa olevalla lomakkeella, hänen on annettava seuraavat pakolliset tiedot: käyttäjän yritys tai organisaatio, nimi, sähköpostiosoite, kunta, alue ja maa. Puhelinnumero ei ole pakollinen tieto. Pyydämme käyttäjää antamaan nämä tiedot, jotta voimme vastata hänen lähettämäänsä pyyntöön.

6.2 Portaalissa käsiteltävät tietosisällöt

Rekisterinpitäjä seuraa käyttäjien toimintaa Portaalissa evästeiden avulla. Rekisterinpitäjä käyttää näin saatujen tietojen analysointiin Google Analytics- ja Hotjar-palveluita. Nämä palvelut eivät luovuta käyttäjien henkilötietoja Rekisterinpitäjälle, koska ne ainoastaan koostavat tiedoista analyyseja käyttäjistä ja heidän toiminnastaan Portaalissa. Tarkempia tietoja Googlen palveluiden tietosuojasta on saatavilla tässä osoitteessa: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/. Tarkempia tietoja Hotjarin palveluiden tietosuojasta on saatavilla tässä osoitteessa: https://www.facebook.com/full_data_use_policy.

Jos käyttäjä lähettää Rekisterinpitäjälle Portaalin kautta tarjouspyynnön, käyttäjän on annettava seuraavat pakolliset tiedot: yrityksen tai organisaation yhteyshenkilön nimi, yhteyshenkilön puhelinnumero, yhteyshenkilön sähköpostiosoite, yrityksen tai organisaation nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa.

Jos käyttäjällä on Portaaliin kirjautumiseen vaadittavat tunnukset, käyttäjä pääsee Portaaliin kirjauduttuaan tarkastelemaan organisaationsa tilauksia ja muita kaupallisia tietoja. Näihin tietoihin sisältyvät organisaation yhteyshenkilön tiedot. Näitä tietoja ovat yhteyshenkilön nimi, työsähköpostiosoite, puhelinnumero sekä yhteyshenkilön työnantajan nimi ja osoite. Näiden lisäksi Portaalissa käsitellään käyttäjän käyttäjänimeä ja salasanaa.

Rekisterinpitäjällä on Portaalissa käytössä myös työkalu, joka analysoi mahdollisia järjestelmävirheitä. Tämä työkalu jäljittää virheen aiheuttaneen tilanteen ja luo siitä lokin. Kyseinen loki ei kuitenkaan sisällä mitään henkilötietoja, mikäli käyttäjä ei ole ollut kirjautuneena Portaaliin. Jos käyttäjä on virheen ilmetessä ollut kirjautuneena sisään, ainoastaan virheen aiheuttajan analysoinnin vaatimia tietoja käsitellään.

6.3 Pod Control -työkalussa käsiteltävät tietosisällöt

Käyttäjä pääsee käyttämään Pod Control -työkalua vain Rekisterinpitäjän ja käyttäjän organisaation tekemän sopimuksen perusteella ja silloin, kun käyttäjälle on luotu tunnukset palveluun kirjautumista varten. Tässä tapauksessa Pod Control -työkalussa käsiteltäviä henkilötietoja ovat käyttäjän käyttäjänimi, salasana, sähköpostiosoite ja työnantajan tiedot.

Rekisterinpitäjä seuraa käyttäjien toimintaa Pod Control -työkalussa evästeiden avulla. Rekisterinpitäjä käyttää näin saatujen tietojen analysointiin Google Analytics- ja Hotjar-palveluita. Nämä palvelut eivät luovuta käyttäjien henkilötietoja Rekisterinpitäjälle, koska ne ainoastaan koostavat tiedoista analyyseja käyttäjistä ja heidän tavastaan käyttää Pod Control -työkalua. Tarkempia tietoja Googlen palveluiden tietosuojasta on saatavilla tässä osoitteessa: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/. Tarkempia tietoja Hotjarin palveluiden tietosuojasta on saatavilla tässä osoitteessa: https://www.facebook.com/full_data_use_policy.

Rekisterinpitäjällä on Pod Control -työkalussa käytössä myös työkalu, joka analysoi mahdollisia järjestelmävirheitä. Tämä työkalu jäljittää virheen aiheuttaneen tilanteen ja luo siitä lokin. Kyseinen loki ei kuitenkaan sisällä mitään henkilötietoja, mikäli käyttäjä ei ole ollut kirjautuneena Pod Control -työkaluun. Jos käyttäjä on virheen ilmetessä ollut kirjautuneena sisään, ainoastaan virheen aiheuttajan analysoinnin vaatimia tietoja käsitellään.

7 Tavanomaiset tietolähteet

Verkkosivustolla henkilötietojen lähde on käyttäjä.

Portaalissa henkilötietojen lähde on käyttäjä, jos käyttäjä ei ole kirjautuneena sisään. Jos käyttäjä on kirjautuneena sisään, henkilötietojen lähteitä ovat käyttäjä, Rekisterinpitäjän asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) ja Portaalin tietokanta.

Pod Control -työkalussa henkilötietojen lähteitä ovat käyttäjä, Rekisterinpitäjän asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) ja Pod Control -työkalun tietokanta.

Rekisterinpitäjä päivittää asiakkuudenhallintajärjestelmänsä sisältämiä tietoja säännöllisesti niiden tietojen perusteella, joita Rekisterinpitäjä saa rekisteröityjen työnantajina toimivilta liikekumppaneiltaan.

8 Tietojen luovuttamiskäytännöt sekä tietojen siirtäminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kun käyttäjä lähettää tarjouspyynnön Portaalin kautta tai käyttää Verkkosivuston lomaketta Rekisterinpitäjän tuotetarjontaa koskevan yhteydenottopyynnön lähettämiseen, käyttäjän antamat tiedot voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän tuotteiden jälleenmyyjälle. Jos käyttäjän tällaisen pyynnön yhteydessä antamat tiedot osoittavat, että käyttäjän organisaatio sijaitsee EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, Rekisterinpitäjä voi luovuttaa nämä tiedot EU:n tai ETA:n ulkopuolella toimivalle jälleenmyyjälle. Kun Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja jälleenmyyjille, tietojen luovutukseen sovelletaan asianmukaisia sopimusperusteisia turvatoimia.

Käyttäjän henkilötiedot voidaan siirtää sähköpostimarkkinointijärjestelmään, mikäli käyttäjä on hyväksynyt tämän lähettäessään yhteydenottopyynnön Frameryn verkkopalvelun kautta.

Jos käyttäjän organisaatio solmii kauppasuhteen Rekisterinpitäjän kanssa, käyttäjän henkilötiedot siirretään toiminnanohjausjärjestelmään (ERP), ja käyttäjä liitetään kumppanien yhteyshenkilörekisteriin. Kyseisen rekisterin tietosuojakäytäntö on saatavilla täällä.

Rekisterinpitäjä ei missään muissa tapauksissa luovuta henkilötietoja toisille osapuolille tai siirrä niitä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojausperiaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä suojaa Palveluissa käsiteltäviä henkilötietoja erilaisilla teknisillä ja organisaatioon liittyvillä turvatoimilla. Henkilötietoja sisältävää järjestelmää saavat käyttää vain ne työntekijät, joilla on toimenkuvansa perusteella oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.

Palveluissa käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin Rekisterinpitäjä on kauppasuhteessa tai muussa sopimusperusteisessa suhteessa rekisteröidyn työnantajaan, tai kunnes muut Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn työnantajan välisiä liiketoimia koskevat lakisääteiset tiedonsäilytysvelvoitteet on täytetty. Mikäli Palveluissa käsiteltävät henkilötiedot eivät liity mihinkään Rekisterinpitäjän kauppa- tai sopimussuhteeseen, tietoja säilytetään enintään 24 kuukauden ajan.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilytystarpeen säännöllisesti sovellettavan lainsäädännön vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi Rekisterinpitäjä huolehtii kohtuullisesti katsottavin toimin siitä, että tietojen käsittelytarkoituksen kannalta sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä tietoja ei säilytetä, vaan ne joko korjataan tai poistetaan viipymättä.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Rekisterinpitäjältä pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä vaatia kyseisten tietojen oikaisua, tai poistaa itseään koskevat tiedot tai rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä sekä (tietyissä tilanteissa) oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä vastaavalle valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn. Tämä ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltäneen tietojen käsittelyn oikeusperusteisiin. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia tietojen poistamista tai virheellisten tietojen oikaisemista. Tätä koskevat pyynnöt on toimitettava henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista sekä tehdä tietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle 25.5.2018 annetun yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.